JAPHICマーク取得手続き

JAPHICマーク取得への道

JAPHICマークは、申請事業者が「個人情報の保護に関する法律」(以下、「個人情報保護法」と言います)に準拠しているかどうかを経済産業分野のガイドライン(*1)、または個人情報保護委員会ガイドライン(*2)を審査基準(*3)として、JAPHICにより認定された審査機関の審査員が実際に事業者を訪問・審査して、マーク付与の可否を認定します。
審査は、シンプルかつスマートに、個人情報保護法の要求を満たしていることを公平中立な立場から毎年訪問・審査します。そのため、個人情報の外部委託先の審査・監査にも大変有効です。

個人情報保護法に準拠するには、個人情報の取り扱い方法について事業者内で共通認識を持ち、適切に個人情報を管理することが必要です。
そのために、以下のような取り組みが重要です。
    ① 個人情報の取り扱い状況の一覧表をつくる
     (誰の、どんな情報を、どのように取得し、どこに保管し、いつまで取っておくのか、等)
    ② 個人情報の取り扱い方法のルール(規程)を定める
    ③ パソコンやネットワーク、部屋やキャビネットのセキュリティのルールを定める
    ④ 従業員や業務委託先から秘密保持の契約書/誓約書を取る
    ⑤ 従業員にルールを周知(教育)し、ルールを守らせる、チェックする
個人情報保護法では、必ずしもこれらの取り組みを定めたカッチリした規程文書を要求しているわけではありませんが、一定のルールを定め、共通認識とすることは必要です。

そのため、ウィンズでは、JAPHICマーク取得をご希望の事業者様へは、事業者規模に応じたサンプル規程をご提供しています。
また情報セキュリティの現状について、事前に調査し、法令に準拠するためにリーズナブルな対策をご案内します。
プロジェクトにかかる期間は、取り組み開始からマーク付与まで2~3ヶ月くらいです。
     *1 個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン
       (平成28年12月28日厚生労働省・経済産業省告示第2号)
     *2 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン
       (平成28年個人情報保護委員会告示第6,7,8,9号)
     *3 当面は経過措置として、経済産業省ガイドラインと委員ガイドラインのどちらでも審査対応します。
      ガイドラインを基にした審査基準書は、公開しています。申請書一式のzipファイルに格納されていますのでご確認ください。

取得までの流れ

  • 事前調査
  • 個人情報の特定
  • 規程構築
  • 従業員者教育
  • 運用開始
  • 是正処置
  • 代表者の見直し
  • 申請準備
  • 申請
  • 文書審査
  • 現地審査
  • マーク取得

審査の体制

JAPHICマーク適合度チェックリスト(簡易版)

以下のチェックがすべてOKなら、法律に適合しており、JAPHICマークが取れる可能性があります。
※実際の審査は、これだけではありません。
チェック項目 チェック欄
それぞれの個人情報について、取り扱い方法のルールが決まっている
(誰の、どんな情報項目を、何に使うか、どこに保管するか、誰が見られるか、いつまで取っておくか、どのように処分するか、など)
個人情報を書いた紙資料や電子媒体、PCの盗難防止措置を割いている・
□ 部外者の入室制限(ゲストは受付しないとオフィスに入れないなど)
□ 従業者がいないときは部屋に鍵をかける
□ キャビネットに鍵をかける
パソコンの情報が盗まれないようにしている
□ ウイルス対策をしている
□ パソコンや携帯電話・スマホにパスワードをかけている
通信の秘密を守れるようにしている
□ 個人情報をメールで送るときは添付ファイルにパスワードをかけている
□ ホームページで個人情報を書いてもらう場合には暗号化(SSL)している
個人情報を保管したファイルサーバの情報セキュリティ対策をしている
□ サーバに保存した個人情報を見られる人を限定・特定している。
□ 誰が個人情報にアクセス(見た)かを調べられるようになっている。
(アクセスログやイベントログが取れる・・・普通はできます)
□ 重要な個人情報についてはバックアップをとっている(望ましい)
従業員に個人情報保護義務を就業規則や誓約書等で課している
個人情報取扱業務の外部委託先について、以下の管理をしている
※例えば、社員の名刺を印刷会社に刷ってもらう、などの場合
□ 委託前の評価
□ 委託後の定期的な点検
□ 安全管理等に関する契約

ご案内

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